E. sąskaita faktūra – tai XML formato mašininiu būdu nuskaitoma sąskaita faktūra, kuri turi atitikti e. sąskaitų faktūrų standartą. E. sąskaita faktūra nėra PDF sąskaita faktūra. E. sąskaita faktūra iš vienos sistemos į kitą perkeliama automatiškai, todėl nieko nereikia įvesti rankiniu būdu. Paprastas pavyzdys: kai iš „SimplBooks“ išsiunčiate e. sąskaitą, ji pasiekia e. sąskaitos operatorių, o iš ten automatiškai išsiunčiama į kliento apskaitos programą.

E. sąskaitoms faktūroms taikomi tam tikri standartai

E. sąskaitoms taikomi standartai įvairiose šalyse skiriasi. E. sąskaitos faktūros siunčiamos gavėjui XML failo formatu į jo programinę įrangą. „SimplBooks“ visoms labai mažoms ir mažoms įmonėms suteikia galimybę e. sąskaitas faktūras siųsti nemokamai. Tai reiškia, kad jei nenorite gauti e. sąskaitų faktūrų ir jums reikia išsiųsti tik kelias e. sąskaitas faktūras per mėnesį, pavyzdžiui, valdžios institucijoms, jums nereikia pasirašyti sutarties su atskiru operatoriumi – jas galite siųsti tiesiai iš „SimplBooks“. E. sąskaitas faktūras galima eksportuoti iš „SimplBooks“ kaip failą ir importuoti tiek pardavimo, tiek pirkimo sąskaitas faktūras.

E. sąskaitos faktūros išrašomos paprasčiau ir greičiau nei PDF sąskaitos faktūros

E. sąskaitas faktūras išsiųsti gerokai paprasčiau ir patogiau nei PDF sąskaitas faktūras. Rankiniu būdu duomenų įvesti nereikia, nes e. sąskaitos faktūros išrašomos automatiškai. E. sąskaitos faktūros yra apdorojamos mašininiu būdu, t. y. duomenys nuskaitomi tiesiai į įmonės programinę įrangą, todėl jų nereikia siųsti e. paštu. „SimplBooks“ sistemoje e. sąskaitos faktūros įvedamos ir registruojamos automatiškai, o vienintelis veiksmas, kurį jums gali tekti atlikti, yra prireikus priskirti sąnaudų sąskaitą. Štai e. sąskaitų faktūrų ir PDF sąskaitų faktūrų procesų skirtumai: Procesas mažose įmonėse, naudojančiose PDF sąskaitas faktūras (8 min.):

1. E. laiško atvėrimas ir PDF išsaugojimas (1 min.)
2. Registracija ir rūšiavimas (1 min.)
3. Duomenų įvedimas (5 min.)
4. Jei reikia, sąnaudų sąskaitos priskyrimas (1 min.)

E. sąskaitų faktūrų išrašymo procesas mažose įmonėse (1 min.):

1. Automatinis įvedimas (0 min.)
2. Automatinis registravimas (0 min.)
3. Jei reikia, sąnaudų sąskaitos priskyrimas (1 min.)

E. sąskaitų faktūrų išrašymas yra saugus

E. sąskaitų siuntimas yra saugus – duomenys operatoriui perduodami užšifruoti, o prieigą prie jų gali turėti tik asmuo, turintis tam teisę atitinkamoje įmonės programinėje įrangoje. Lyginant e. sąskaitas faktūras su PDF sąskaitomis faktūromis, e. paštu siunčiamos PDF sąskaitos faktūros gali atsidurti tarp nepageidaujamų laiškų arba nepasiekti numatyto gavėjo. E. sąskaitų faktūrų atveju tokių problemų nebūna. „SimplBooks“ pastabų skiltyje galite matyti, kada sąskaita faktūra buvo išsiųsta.

E. sąskaitos faktūros siuntimas su „SimplBooks“

… yra labai Simpl! Prisijunkite prie „SimplBooks“ ir sukurkite bei išsaugokite pardavimo sąskaitą faktūrą. Meniu „Veiksmai“ pasirinkite „Siųsti sąskaitą faktūrą“ ir išsiųskite e. sąskaitą faktūrą! Nereikia įvesti el. pašto adreso, nes sąskaita faktūra per mūsų operatorių bus persiųsta jūsų kliento operatoriui. Kliento e. sąskaitos operatoriaus patikrinimas atliekamas automatiškai pagal kliento registracijos kodą. Be to, e. sąskaitų faktūrų išsiuntimas iš „SimplBooks“ sistemos yra nemokamas!

E. sąskaitos gavimas

Šiam tikslui „SimplBooks“ turi sąsajas su „CostPocket“ ir „Telema“. Jei norite gauti sąskaitas faktūras, turite iš anksto užsiregistruoti kaip atitinkamo paslaugų teikėjo naudotojas, tada galėsite aktyvuoti atitinkamą „SimplBooks“ sąsają.