Apskaitos programinėje įrangoje yra daug įvairių niuansų ir kuo geriau klientas juos išmano, tuo lengviau naudotis programa. Norėdami tai padaryti, neturite būti profesionalai, tačiau apskaitos žinios padeda geriau suprasti apskaitos programą ir joje vykstančius procesus. Dauguma klaidų, susijusių su programos naudojimu, yra nulemtos didelių kliento lūkesčių ir paties vartotojo nekompetencijos. Čia surašėme dažniausiai pasitaikančias klaidas, kurios daromos naudojant apskaitos programinę įrangą ir ką pats vartotojas galėtų daryti kitaip, kad naudojimasis programa būtų sklandus.

1. Nuomonė, kad visos programos veikia vienodai

Iš tikrųjų, kiekviena programa turi savo logiką. Perėjimas nuo senos programinės įrangos prie naujos yra daug laiko reikalaujantis procesas, o priprasti prie naujos programos paprastai užtrunka kelis mėnesius, žinoma, atsižvelgiant ir į naudojimo dažnumą. Tačiau vartotojai neturėtų tikėtis, kad naujoji programa veiks lygiai taip pat, kaip ir ankstesnė, nes kiekviena programinė įranga yra šiek tiek kitokia, o kartais skirtumai gali būti ir labai dideli. Todėl jau prieš pereinant prie naujos programos reikia suprasti, kad daugelis funkcijų ir mygtukų gali būti kitoje vietoje.

2. Negalvojama apie įmonės reikalavimus programinei įrangai ir neatsižvelgiama į programos galimybes

Problemų gali kilti, jei pradžioje nepakankamai įsigilinsite į pačią programą, o žiūrėsite tik į kainą, tuomet vėliau gali pasirodyti, kad programinė įranga neatitinka, pavyzdžiui, įmonės dydžio, jos specifikos ar poreikių. Tačiau to galima išvengti apgalvojus visus įmonės apskaitos poreikius ir tada išsiaiškinus, kuri programa gali geriausiai juos patenkinti. Jei programa pasirenkama tik pagal kainą, tada iš tikrųjų, jei ji netinka, prarasite laiko ir pinigų, turėsite vėl pradėti ieškoti naujos programos ir mokytis su ja dirbti.

3. Demonstracinės versijos neišbandymas prieš pradedant naudoti programą

Išbandyti demonstracinę versiją labai rekomenduojama, nes tai geriausias būdas žvilgtelėti į programą ir įsitikinti, ar ji tinka jūsų verslui. Taip galite sužinoti, ar programa naudotis paprasta, ir susidaryti bendrą vaizdą, ar ji turi visas reikalingas funkcijas, kurių įmonė tikisi iš apskaitos programinės įrangos. „SimplBooks“ demonstracinę versiją galima išbandyti čia.

4. Tikimasi, kad programinės įrangos konsultantas padės atlikti apskaitos darbus

Dažnai manoma, kad pagalbos tarnyba turėtų būti kaip buhalteris, ir išspręsti visus įmonės apskaitos klausimus. Tačiau pagalbos tarnybos funkcija yra padėti klientui naudotis programa, o ne konsultuoti visais su apskaita susijusiais klausimais.

5. Neturint pakankamai apskaitos žinių pakeičiami programos numatytieji nustatymai

Numatytuosius nustatymus patartina keisti tik tuo atveju, jei turite pakankamai žinių apie apskaitą. Visi nustatymai yra tokie, kad sistema veiktų tinkamai. Jei trūksta apskaitos žinių, galite lengvai padaryti klaidų.

6. Neskaitomi klaidų ir pašto dėžutės pranešimai

Perskaitę klaidos pranešimą sužinosite, kodėl kokia nors operacija nepavyko, o reguliariai skaitydami į pašto dėžutę siunčiamus pranešimus, lengvai prisiminsite ataskaitų pateikimo terminus ir gausite informacijos apie programos atnaujinimus.